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Auf Veranstaltungen stehen Workshops und Seminare im Vordergrund, jedoch ist die Verpflegung ein wichtiger Baustein für eine positive Stimmung.
Menschen, denen dieses Thema besonders wichtig ist, sollten sich bereits ein halbes Jahr vor der Veranstaltung vorbereiten, indem sie sich treffen und realistisch einschätzen, ob das Event mit Leuten die "nur" fit im Kochen sind (sogenannten Laien) durchgeführt werden kann oder ob es sinnvoll ist, eine Kochgruppe zu engagieren, welche vor Ort ihr Wissen weitergibt.
Hierbei spielen die Anzahl der Teilnehmenden, die am meisten vertretene Altersgruppe (da für Kinder weniger, für Jugendliche mehr und Senioren weniger als eine ganze Erwachsenenportion kalkuliert wird, als das, was den Angaben in den normalen Kochbüchern entspricht) und die Menge an Bewegung und Energieverbrauch der TeilnehmerInnen eine Rolle.
Zielsetzung sollte bei der Kochorganisation sein, dass
Beispielsweise gab es auf einer mehrtägigen Veranstaltung mit engagiertem Kochteam und TeilnehmerInnen-Beteiligung um 9.00-11.00 Frühstücksbuffet, ein Zwischenmahlzeitenbuffet mit Obst, Joghurt u.a., um 13.30 warmes Mittagessen mit Ausgabe/Portionierung; ein Zwischenmahlzeitenbuffet und um 18.30 warmes portioniertes Abendessen mit der Möglichkeit, sich auch später noch daran zu bedienen, wenn alle was hatten (Erstesser hatten immer den Vortritt vor den Zweitessern in der Schlange).
Hierzu ist es wichtig, dass Unverträglichkeiten (z.B. Milchzucker- oder Glutenunverträglichkeit, Diabetes ect.) und Ernährungsformen (z.B. keine gentechnisch veränderten Lebensmittel, VegetarierInnen, RohköstlerInnen und VeganerInnen) der Kernkochgruppe oder über ein Medium z.B. Essensinfonotizbuch (das von jemandem im Blick behalten wird) mitgeteilt werden. Diese Informationen können auch bei der Anmeldung angegeben werden (z.B. über eine Spalte im Anmeldebogen).
Es sollte ein Trockenlager für Nudeln, Reis und Co., sowie ein nicht zu trockenes 5-7°C kühles Frischelager für Gemüse, Obst, Eier und andere leicht verderbliche Lebensmittel geben. In letzterem sollten auch schon gegarte Lebensmittel abgedeckt aufbewahrt werden, damit sie länger frisch bleiben.
Hygiene ist gerade im Zusammenhang mit Kochen und Großveranstaltungen ein sensibles Thema, da über das Essen leicht Keime übertragen werden können. Somit sollte sich auch hiermit bei der Vorbereitung beschäftigt werden. Beim Gesundheitsamt sind Informationsblätter zur Hygiene in der Großverpflegung erhältlich, die bei dem Event gut zugänglich gemacht werden sollten und auch von der Kernkochgruppe sollte auf Hygiene geachtet und hingewiesen werden.
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