Ich schreibe mal alles, was mir einfällt. Ist dann sicherlich noch unvollständig und Ergänzungen, Nachfragen ausdrücklich erwünscht. Wenn ihr alte Texte für die diversen Anfragen braucht, meldet euch bei mir.
Ich halte die Suche nach dem Veranstaltungsort für die wichtigste Aufgabe. Die meisten Juksse der letzten Jahre haben den VA-Ort erst wenige Wochen vor dem Kongress klar bekommen (Vertrag unterschrieben) - echt Stress und Unsicherheit.
Unser Verhandlungspartner ist der Träger der Schule (freier Träger oder Schulverwaltungsamt) bzw. der Uni. Mit ihm handeln wir die Konditionen aus und verfassen den Mietvertrag. Meistens ist eine Person für solche Mietwünsche zuständig und alles läuft recht "behördenmäßig" ab. Den Träger und die Ansprechperson sollte mensch also schnell herausbekommen.
Aus der Sicht des Trägers kommen irgendwelche Jugendliche zu ihm, die ein Gebäude für irgendeinen Kongress mieten wollen. Durchaus nachvollziehbar, dass die Skepsis überwiegt und wir es hinbekommen müssen, Vertrauen zu schaffen. Der Träger kann einfach Nein sagen und wir haben kaum Möglichkeiten dagegen etwas zu tun.
Bei der Schulsuche ist ein erster Besuch des Gebäudes (Schule, Uni) und einem kurzen Gespräch mit DirektorIn oder Dekan (oder VerwaltungschefIn) gut. Hier würde ich nur sehr grob darüber sprechen, was wir vorhaben: wollen bundesweiten Kongress mit 250 TN organisieren / Hauptthema Jugendumweltarbeit / haben viel Erfahrung - Kongress findet seit 10 Jahren jährlich an Schulen (Unis) statt / sind gemeinnütziger Verein / etwa eine Woche nach Weihnachten / Schlafen in der Turnhalle ....
Vielleicht habt ihr ein paar gute Fotos von den letzten Kongressen, die ihr mitnehmen könnt. Positive Empfehlungsschreiben alter Schulen / Unis mitnehmen!
Die/der Direx (Dekan) wird euch sicherlich an die zuständigen Stellen (Schulverwaltungsamt) verweisen, trotzdem könnt ihr versuchen, eine Meinung zu bekommen. In Dresden hatten wir die Aussage "Klingt gut und wenn das Schulverwaltungsamt ja sagt, werde ich euch unterstützen!". Das kann bei der Verwaltung dann ein positives Argument sein ("Die Schule/Uni macht mit").
Wenn der Jukss stattfindet, brauchen wir eine Ansprechperson - meist die/der HausmeisterIn. Sehr wichtig ist herauszufinden, ob es HausmeisterInnen (Wachdienste) gibt und wie die angestellt sind (externe Firma oder direkt über Verwaltung). Während des Kongresses Weihnachten/Silvester) sind Schulen und Unis normalerweise geschlossen und alle Leute haben Urlaub. Ihre Urlaubswünsche reichen sie meistens schon zeitig (Sommer) ein und der Urlaub wird teilweise schon im September gewährt. Es ist schon oft passiert, dass wir bei der Raumsuche mit der Aussage "Alle HausmeisterInnen haben Urlaub bewilligt bekommen und wir können nun nichts mehr machen. Keine HausmeisterIn - keine Schule". Deshalb gaaaaaaaanz wichtig, Schulsuche bis zum Sommer klar machen oder schon vorher eineN HausmeisterIn bequatschen (Kasten Bier oder Schokolade), dass sie/er mit dem Urlaubsantrag wartet.
Als nächstes kommen die Verhandlungen mit der Verwaltungsperson. Hier ganz wichtig - alles was mündlich läuft ist irrelevant - nur auf schriftliche Aussagen können wir uns beziehen. Als erstes würde ich einen schriftlichen Antrag (kurz und bündig unser Anliegen) stellen und die Reaktionen abwarten. Das wird meist eine Einladung zu einem Gespräch sein. Zu diesem Termin am Besten zu zweit gehen und nochmals unsere Wünsche grob schildern. Immer daran denken, dass die Verwaltungsperson wahrscheinlich nichts über uns weiß - wir das Vertrauen gewinnen müssen. Foto, Empfehlungsschreiben, Zeitungsberichte usw. mitnehmen. Egal welchen Stand die Organisation des Kongresses wirklich hat, bei der Verwaltung: "Der Kongress findet statt. Die Finanzierung steht." - selbstbewußt auftreten. Bei diesem Gespräch wird keine Entscheidung fallen. Laßt euch unbedingt ein Datum geben, bis wann ihr die schriftliche Entscheidung (Zusage) bekommt. Eventuell gibt es noch weitere Termine / Treffen, um die Details abzuklären.
Wichtig bei den Verhandlungen sind noch folgende Dinge: Wann und wie bekommen wir die Schlüssel / müssen sie zurück geben? Was muss alles versichert werden (in welcher Höhe)? Welche Dinge können wir nutzen (Telefon, Internet, Kopierer...)? Welche Kosten haben wir? Welche Reinigung ist notwendig (nur Besenrein..)?
Die kleinen Details am Besten mit der/dem HausmeisterIn vor Ort klären (wo kommt die Küche hin usw.). Und nicht vergessen, alle wichtigen Sachen an die Versicherung weiter zu geben (Technik in der Schule, Deckungssumme Gebäude..).
In Dresden hatten wir das Problem, dass wir eine Genehmigung des Gesundheitsamtes für die Küche besorgen sollten. Keine Ahnung, ob wir die bekommen hätten. Unsere Lösung war damals die Ansage: "Die TeilnehmerInnen kochen selber." - hier war keine Genehmigung mehr nötig.
Bei den Kosten muss meist noch verhandelt werden, da wir z.B. die normalen Stundesätze für die Turnhallennutzung nicht bezahlen können (und es auch unsinnig ist, da wir nicht 24 Stunden Basketball spielen und stündlich duschen gehen). In Nürnberg, Dresden und Hamburg lag die Gesamtsumme (Schulgebäude plus 1-2 Turnhallen) bei 5000-6000 Euro. Es ist schwierig, diesen Preis zu drücken. Den Vertrag unterschreiben dann eine/zwei Personen aus dem JAT e.V. Vorstand. Also dran denken, die JAT e.V. Mitgliederversammlung rechtzeitig zu machen und die Menschen in den Vorstand zu wählen.
So, das klang bisher recht einfach - nun wird's noch etwas komplizierter. Ich glaube, dass wir nur in Ausnahmefällen ohne "politische Unterstützung" ein Gebäude bekommen. Sucht euch "wichtige Personen des öffentlichen Lebens" (BürgermeisterIn, Parteien, öffentliche Stiftungen, Umweltverbände...), welche ihr um ideelle Unterstützung bittet. Schickt ihnen vorgefertigte Schreiben, welche ihr unterschrieben zu den Verhandlungen mitnehmt. Eine behördeninterne Anweisung von der/dem BürgermeisterIn kann uns die Tür öffnen (wie in Dresden).
Noch ein paar Gedanken zur Argumentation bei den Verhandlungen: bundesweit kommen Jugendliche in die Stadt, Unterstützung örtlicher Gruppen und Initiativen, bundesweite Presse über den Kongress, Einbinden der SchülerInnen / StudentInnen, Geld für Miete unterstützt den Stadt-/Unihaushalt.
Na dann, viel Erfolg bei der Schulsuche Jens
rüberkopiert von: http://jukss.de/2006/de/orga/tipps_schulsuche/anzeigen/1164239174/